予約の一生

予約はこの流れで進みます

1件の予約は、次の順にステータスが変わります。各段階で「お店がすること」「自動で起きること」「お金とメールの動き」を順に案内します。

予約の操作はすべて 予約詳細（「予約 › 予約一覧」で予約番号を押す）の画面から行います。右上のボタンが、その時点でできる操作だけに絞られて表示されます。

1. 予約が入る

Web からの予約

• キャンピングカーマップの店舗ページ、または自社サイトの予約フォームから入ります。ダッシュボードとベルで分かります。
• お支払い方法によって最初のステータスが違います。
  • クレジットカード（Web） … 予約フォームの中で決済まで済むので、最初から確定です。確定メールが自動で届きます。
  • 銀行振込 … 入金待ちで入り、振込案内のメール（口座・金額・入金期限つき）が自動で届きます。
  • 現地払い … 当日払いなので、最初から確定です。
• 空き状況は予約が入った瞬間に更新されます。同じ車両の同じ時間に、別の予約が入ることはありません。

電話・店頭での予約（代理入力）

• 「予約 › 予約一覧」の「新規予約」から、お客様の代わりに入力します。入力項目は Web の予約フォームと同じです。
• お支払い方法を「カード」にした場合は、予約詳細の「決済リンクを発行」でお客様にカード決済のリンクをメールで送ります（入金期限は銀行振込と同じルール）。
• 代理で入れた予約には「代理入力者」としてあなたの名前が残ります。

お客様からの変更・キャンセルの申請

• お客様は予約確定メールのリンクから、ご自身の予約の詳細ページを開いて、日程の変更やキャンセルを申請できます。
• 申請は「予約 › 変更・キャンセル申請」に積まれ、ベルにも届きます。対応は こんなときは（順次追加）の「お客様から申請が届いた」をご覧ください。

2. お支払い

入金期限のしくみ

• 入金期限は「予約から○日」と「出発の○日前」の早いほうで自動的に決まります（店舗設定 › 支払い・入金期限）。
• 期限の24時間前に、お客様へ入金の督促メールが自動で届きます（自動メールで止められます）。
• 期限を過ぎると自動でキャンセルされ、お客様に期限切れの通知が届き、車両の枠が解放されます。お店は何もしなくて構いません。
• 「少し待ってほしい」と言われたときは、予約詳細の「入金期限を延長」で延ばせます。

振込の入金を確認する

1. 通帳・ネットバンキングで入金を確かめます（振込案内メールには予約番号と金額が書かれています）。
2. 予約詳細の「入金を確認（確定）」を押し、入金日を入れます。
3. 「お客様への案内メール」を送る／送らないを選びます（通常は送る。すでに電話で伝えた場合などは送らない）。
4. ステータスが確定になります。

入金額が足りない・多いときは、まず確定にしてから、差額は電話やメールで調整してください。合計金額そのものを変えたいときは「予約内容の変更」の「合計金額（税込）を指定する」が使えます。

3. 出発前（自動で起きること）

• 出発リマインド … 出発の○日前（自動メールで日数を設定・初期値は3日前）に、集合場所などの「当日のご案内」を含むメールがお客様に自動で届きます。
• デポジットの自動与信 … デポジットを取る設定で、カード決済のお客様には、出発前に自動でカードの与信（枠の確保）が行われます。長期のレンタルで与信の期限が切れそうなときも自動で取り直します。与信に失敗したときは予約詳細の「デポジット」欄に出るので、「デポジット与信を再試行」を押すか、当日に店頭で対応します。
• デポジットは請求ではありません。 お客様のカードに枠を確保しているだけで、返却時に損傷などが無ければ自動で全額解放されます。
• 振込・現地払いのお客様には自動の与信はありません（デポジットは店頭での対応になります）。

出発前にお客様へ伝えたいこと（持ち物・集合場所・注意事項）は、自動メールの「当日のご案内」に一度書いておくと、毎回のリマインドに自動で入ります。

4. 貸出当日

当日の予約はダッシュボードの「今日の貸出」に出ます。予約詳細を開いて、次の順に進めます。

1. 契約書兼貸渡証 PDF を印刷します（予約の内容・料金・運転者欄・点検欄・5方向の外装図が入っています）。
2. 免許証を現物で確認します。免許証番号と有効期限を予約詳細に記録し、貸渡証の「免許証確認・コピー」欄に手書きします。このシステムは免許証の画像を扱いません（写しの保管はお店で行います）。
3. 出発前の点検は、印刷した貸渡証の「貸出前チェック」欄と外装図に手書きで記録し、お客様に署名をもらいます。
4. 「貸出処理（貸出中へ）」を押し、「免許証を確認した（全運転者）」「貸渡証を交付した」にチェック、走行メーター（出発時・km） を入れて確定します。
5. ステータスが貸出中になります。署名済みの貸渡証はスキャンや写真で予約に添付しておくと安心です。

迷いやすい点

• 現地払いのお客様からは、この時点で料金を受け取ります。
• 走行距離制限を設けている車両では、出発時の走行メーターが返却時の超過料金の基準になります。必ず入れてください。
• 返却が延びそうだと分かったら、貸出中に「返却予定を延ばす」で予定を直します。延ばした分は遅延料として自動で計算され、次の予約との重なりも確認されます。

5. 返却

当日の返却はダッシュボードの「今日の返却」に出ます。

1. 貸渡証の「返却チェック」欄と外装図に、手書きで状態を記録します。
2. 予約詳細の「返却処理（完了へ）」を押し、返却時の走行メーター（km） を入れます。
3. 走行距離超過料金・遅延返却料金が自動で計算されます（必要なら調整できます）。
4. デポジット精算を選びます。
   • 損傷・超過・遅延などが無ければ「全額解放」… お客様のカードの枠が解放されます（請求は発生しません）。
   • 請求するものがあれば「請求（チャージ）」を選んで「デポジット請求額」を入れます … その分だけがカードから引き落とされ、残りは解放されます。
   • 振込・現地払いのお客様（与信なし）は、追加分を「現地精算」として受け取ります。
5. ステータスが返却完了になります。

お金とメールの動き

• 超過・遅延の料金で、デポジットからも現地でも回収できなかった分は「現地精算（未回収分）」として残り、あとから「現地精算を受け取った」で記録できます。
• 返却時のメールはお客様には送られません（レビュー依頼が後日届きます）。

迷いやすい点

• 走行メーターを入れ忘れて確定したときは、あとから「貸出・返却記録」欄の「修正」で直せます。
• 返却処理を忘れたまま返却予定から3日たつと、自動で返却完了になります（走行距離・遅延・追加精算は空のまま。お店にメールとベルで知らせます）。あとから「返却の記録を入力（自動完了分）」で走行距離などを補えます。与信中のデポジットは触らず、期限が来れば自動で解放されます。

6. 完了のあと（自動で起きること）

• 予約管理システム使用料の計上 … 返却完了になった時点で、この予約のレンタル料金（税抜）×2.8%が台帳に記録されます。明細は「分析・報告 › 予約管理システム使用料」で見られ、翌月1日の請求書にまとめて載ります。受付開始前に登録・取り込みした予約、キャンセルになった予約は対象外です。
• レビュー依頼 … 返却の○日後（自動メールで日数を設定・初期値は翌日）に、お客様へ口コミ投稿のお願いが自動で届きます。投稿された口コミは「掲載・集客 › 口コミ」に入り、「返信」でお店の顔で返せます。
• 実績報告への反映 … 貸渡の実績（件数・日数・走行距離）は「分析・報告 › 実績報告」に年度ごとに集計され、運輸支局への報告書（様式1）への転記に使えます。走行メーターが未入力の予約は警告が出ます。

キャンセルになるとき

キャンセルは3通りです。いずれも車両の枠は即時に解放され、お客様にキャンセルの通知が届きます。

• 返金額は「実際に入金された額 − キャンセル料」です。未払いの予約を取り消したときは返金がなく、キャンセル料は未収として残ります。
• 与信中のデポジットは、キャンセルと同時に自動で解放されます。
• くわしい手順は こんなときは（順次追加）の「キャンセルしたい」をご覧ください。